Método GTD: aprenda a implementá-lo e otimize o seu dia

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Frases do tipo “não tenho tempo para nada”, “não posso ir ao cinema porque tenho que arrumar a casa”, “minha vida é um caos” são comuns entre as mulheres. O dia tem 24 horas, o que muitas vezes não é suficiente para dar conta de todos os afazeres que a mulher acumula.

Para conseguir dar conta da casa, do trabalho, dos filhos e ainda ter tempo para praticar hobbies e se divertir, basta que a mulher se organize, reveja suas prioridades e passe a fazer aquilo que realmente importa. A utilização de um método de organização pode ajudar a mulher a melhor administrar seu tempo e organizar a vida.

Atualmente, um dos métodos mais comentados é o GTD ou Getting Things Done. Este método, que no Brasil recebeu o nome de “A arte de fazer acontecer”, foi criado pelo norte-americano David Allen e lançado no livro de mesmo nome.

O GTD tem a intenção de criar um sistema que possa gerir todas as áreas da vida de uma pessoa e não apenas seu trabalho ou seus afazeres de casa e, por isso, é considerado um método completo e bastante abrangente.

Para a instrutora especialista em produtividade na metodologia GTD, Renata Montone, da Call Daniel, empresa credenciada pelo método para gerir treinamentos no Brasil, o GTD é um método que permite ter todas as tarefas, projetos, sonhos e ideias organizadas e sob controle. “Isso facilita a priorização de forma simples e descomplicada sem ansiedade e sem estresse.”

Os benefícios do GTD para as mulheres

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Os benefícios que a metodologia pode trazer para as mulheres são inúmeros. “As mulheres, em geral, pela sua própria natureza, tendem a assumir muitas atividades de várias áreas de responsabilidade da vida e, como consequência, o desgaste, o nível de ansiedade e o estresse são altos”, explica Renata.

Ao começar a aplicar o GTD, a mulher perceberá que o nível de ansiedade e estresse diminui muito. “Com o GTD, a mulher também manterá todas as demandas sob controle, além de agilizar a execução destas tarefas”, reforça a instrutora. Além disso, a mulher conseguirá fazer mais coisas em menos tempo e sem estresse e ansiedade.

Qualquer pessoa que queira ter uma vida mais organizada e produtiva pode utilizar o GTD. “Se uma pessoa tem tarefas, objetivos e sonhos para alcançar, ela se beneficiará com a metodologia”, afirma Renata.

Aplicando o GTD: cinco etapas essenciais da metodologia

O primeiro passo para quem quer começar a aplicar a metodologia é ler o livro “A arte de fazer acontecer” de David Allen ou fazer um dos treinamentos da Call Daniel. “É fundamental conhecer os cinco passos da metodologia para entender todo o processo antes de começar”, ensina a instrutora.

Os cinco passos nos quais a instrutora refere-se são os resumidos a seguir:

Coletar: a coleta é feita para que você elimine tudo o que está na sua cabeça e fique com a mente clara e tranquila. Esta etapa consiste em você passar para o papel tudo o que tem que fazer, seja hoje ou algum dia da sua vida. É uma forma de você parar de esquecer as suas tarefas ou ficar se preocupando com elas constantemente, já que tudo estará anotado;
Processar: nesta segunda etapa do GTD, você irá processar tudo o que foi anotado na etapa anterior, ou seja, você vai avaliar se o que anotou é uma ação, se esta ação é uma prioridade, se ela deve ser adiada, se tem mais de uma etapa realizável ou tantas outras possibilidades;
Organizar: depois de processar, é o momento de você criar e organizar um sistema que funcione para você. David Allen sugere, em seu livro, um sistema bastante prático e fácil de ser aplicado. Um das formas é você organizar suas tarefas por contexto, assim você poderá trabalhar em tarefas determinadas quando estiver no computador, ao telefone, no escritório, etc;
Revisar: na metodologia GTD um dos itens mais interessantes é a revisão, em que você acessa o seu sistema e observa se tudo esta em andamento e sendo feito do jeito que você pretende. Este é o momento para reavaliar as prioridades e não deixar que apenas coisas urgentes sejam feitas;
Executar: está última etapa é o momento de fazer aquilo que você se organizou para fazer, sem estresse e sem ansiedade, apenas executando o planejado. É o momento de você colocar as suas listas em ação e realizar tudo aquilo que tem que ser feito, sempre sabendo que está fazendo a coisa certa para aquele momento.

Para Renata, a execução é a etapa em que se gasta mais tempo. “Se o método for bem aplicado, o maior tempo deve ser gasto com a execução. Todos os passos anteriores tem como objetivo propiciar agilidade na execução”, pondera a instrutora. Quanto a etapa mais importante, Renata acredita que tanto a revisão quanto o processamento se destacam em relação às outras etapas, já que são momentos de tomada de decisão e que garantem o sucesso das outras etapas.

As ferramentas que ajudam no GTD

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A metodologia GTD é bastante simples e, por isso, ferramentas básicas como cadernos, pastas e calendário são mais do que suficientes para aplicar o método. “Para quem gosta de tecnologia existem centenas de aplicativos feitos para o GTD que facilitam muito a vida, já que permitem a sincronização com o celular ou o tablet”, detalha Renata.

Veja a seguir alguns destes aplicativos que você pode usar para aplicar o GTD:

Evernote: este aplicativo é considerado o espaço ideal para você gerenciar o seu trabalho, já que, com o mesmo sistema, você pode criar listas de tarefas, armazenar links importantes, anexar documentos e até mesmo criar apresentações para reuniões. É um aplicativo gratuito e que pode ser usado em diversos lugares como no computador, tablet e celular;
Toodledo: o aplicativo foi criado para gerenciar o GTD, contendo todas as formas indicadas por David Allen para fazer um sistema perfeito e de fácil execução. É um aplicativo pode ser usado nos mais diversos dispositivos, no entanto, para dispositivos móveis o aplicativo é pago. Outro problema do Toodledo é que ele é em inglês e, por isso, é necessário um certo domínio da língua para utilizá-lo;
Todoist: é um aplicativo de gerenciamento de tarefas que te possibilita aplicar o GTD. Bem colorido e prático, o Todoist é grátis e pode ser baixado em qualquer dispositivo. Ele oferece a possibilidade de acrescentar datas, lembretes e prioridades para que você possa gerir suas tarefas da maneira mais simples possível;
Outlook: outra ótima ferramenta para aplicar o GTD é o próprio Outlook que te oferece possibilidades para gerir tarefas, organizar calendários, armazenar documentos e ainda conta com a integração com seu e-mail para deixar tudo em um mesmo sistema, facilitando a vida daqueles que não gostam de muitos aplicativos.

Além desses aplicativos, qualquer outro gerenciador de tarefas te possibilita aplicar o GTD. Segundo a instrutora, o ideal é escolher a ferramenta que mais agrada ou a que tem recursos mais úteis para a pessoa. “Recomendo escolher a ferramenta mais acessível no começo e só depois que os cinco passos já estiverem virado um hábito migrar para outra ferramenta. Faça o GTD acontecer primeiro.”

GTD: fazendo acontecer

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Apesar de parecer bastante complexo, o GTD é um método que funciona e que pode ser usado por qualquer pessoa, principalmente por mulheres que necessitam de um pouco mais de organização na vida. Para implementá-lo por completo, é necessário tirar um tempo para primeiro coletar tudo o que ainda está na sua cabeça e depois processar e organizar um sistema que funcione para você. “Além deste tempo, existe um período de adaptação aonde se faz necessário criar o hábito de usar os cinco passos e este período gira em torno de um a dois meses”, revela a instrutora.

Para manter o sistema funcionando, a revisão semanal é de extrema importância, mas não se alcança uma mente tranquila apenas com esta etapa, já que todos os passos são importantes. “Mas é a revisão semanal que fará toda a diferença e que manterá o sistema funcionando semana após semana. Cumprir os cinco passos é fundamental, mesmo que a pessoa não consiga manter uma disciplina desejada em alguns períodos mais críticos, mas não se deve deixar de cumprir os cinco passos. O sucesso de cada passo começa no passo anterior bem feito”, reitera Renata.

Para quem quiser saber mais sobre o assunto, a instrutora compartilhou alguns lugares que você pode obter. O próprio site da Call Daniel mantém um blog que sempre é atualizado com dicas para o GTD. Já o site do GTD em inglês traz muitas informações sobre o método, no entanto, é necessário conhecer a língua.

Há uma lista de discussão no Yahoo para quem quiser participar e conhecer um pouco mais sobre o GTD. O blog Vida Organizada traz uma sessão especial sobre a metodologia já que sua autora é uma especialista no assunto e compartilha diversas dicas com os seus leitores. Mas nada se compara a ter acesso às ideias originais de David Allen lendo o seu livro “A arte de fazer acontecer”.

Depois de todas essas informações, é hora de começar a fazer acontecer e colocar o GTD em ação. Em pouco tempo, você perceberá que sua vida estará mais organizada, planejada e produtiva, conseguindo tempo para fazer o que te faz feliz e o que é realmente importante para aquele determinado momento da sua vida.