10 dicas para tornar as reuniões de trabalho mais produtivas

Manter o controle da situação e se preparar corretamente são atitudes que ajudam a garantir os melhores resultados

Escrito por Carolina Werneck

Foto: Thinkstock

Reuniões são necessárias no dia a dia de qualquer empresa ou organização. Na hora da tomada de decisões, elas são a melhor opção para que chefes e subordinados possam coordenar as ações e chegar a conclusões práticas que garantam os resultados esperados.

Mas, com o decorrer do tempo, a reunião pode se tornar contraproducente, à medida que se afasta do foco central de discussão e passa a girar em torno de temas aleatórios, que nada têm a acrescentar para a resolução dos problemas. Para que isso não aconteça, algumas atitudes são necessárias. Confira dez dicas para tornar suas reuniões de trabalho mais eficazes.

1 – Marque horários (e tente respeitá-los)

Ao convocar uma reunião, estabeleça um horário de início e um horário de término. Isso permite que os envolvidos se programem corretamente e evita que a reunião se prolongue além do necessário. Para definir os horários, leve em conta o tema a ser debatido e o número de pessoas convocadas. Por fim, respeite esses horários.

2 – Evite reuniões desnecessárias

Se o assunto não envolve mais de uma pessoa além de você, não é necessário marcar uma reunião para resolvê-lo. Sente-se com o outro envolvido e discutam rapidamente os fatores envolvidos. Marque a reunião apenas quando for imprescindível alinhas ideias ou desenvolver soluções para um determinado assunto.

3 – Envie a pauta aos participantes com antecedência

Prepare uma lista com os temas que serão abordados durante a reunião e envie-a antecipadamente aos participantes. Isso permite que eles se preparem e reduz o tempo de debate, já que cada um levará suas ideias previamente pensadas. Procure não fugir da pauta para não estender o tempo.

4 – Aja como uma verdadeira líder

Para que as coisas não saiam do controle, é necessário que você tenha pulso firme. Não é preciso ser autoritária, mas não permita que as pessoas se distraiam ou fujam do assunto central. Fora isso, permita que as ideias corram livres, para que todos possam aproveitar ao máximo a discussão.

5 – Mantenha o controle

Dependendo do assunto a ser tratado, pode ser que as pessoas se sintam eufóricas ou desanimadas demais. Mesmo assim, você precisa se manter tranquila para acalmar os ânimos ou controlar possíveis tensões. Tente entender os pontos de vista dos demais para manter a harmonia.

6 – Gerencie o tempo

Para que todos tenham a oportunidade de dar sua opinião, evite permitir que apenas uma pessoa monopolize o tempo. Estabeleça um limite para que cada um exponha sua opinião e depois, delicadamente, dê a entender que é hora de deixar outras pessoas falarem a respeito.

7 – Prepare-se

Você também precisa estar preparada para a reunião. Antes dela, revise a pauta em questão e anote suas ideias principais a respeito. Vá para a reunião com ideias ou soluções previamente avaliadas e pronta para defendê-las.

8 – Saiba ouvir

Ainda que você tenha entrado na sala de reuniões plenamente convencida de que suas ideias são as mais adequadas para solucionar os problemas ou conseguir resultados, dê uma chance ao que os outros participantes têm a dizer. Quando se convoca uma reunião, é para que as opiniões de todos sejam ouvidas e, com isso, se possa chegar a um denominador comum: se você quer decidir sozinha, não é necessário reunir-se com outras pessoas.

9 – Utilize recursos visuais

Exponha suas ideias de forma clara, utilizando-se de slides e outros recursos visuais para que os demais participantes possam visualizá-la da melhor maneira, principalmente quando estiver lidando com dados ou números. Apenas a fala pode se tornar cansativa e ocasionar a distração dos envolvidos.

10 – Revise o que foi conversado

Ao final dos debates, revise com os demais o que foi debatido e quais as decisões tomadas. Depois, envie essas informações por e-mail para eles. Isso vai permitir que vocês enxerguem melhor os resultados da reunião.

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