Como organizar e arquivar documentos em casa

Confira dicas úteis para manter os papéis importantes em ordem e saiba quanto tempo é preciso guardar cada documento

Por Deborah Busko
Atualizado em 23/01/2012 10:16

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Quem nunca se viu procurando em um monte de papéis a nota fiscal de um produto que precisa ser levado para a assistência técnica? Ou gastando tempo e energia em busca da fatura do cartão que vence hoje e precisa ser paga sem falta? Pois é, são situações que estressam qualquer pessoa, mas que podem ser facilmente evitadas seguindo algumas dicas bastante úteis sobre como organizar documentos em casa.

O primeiro passo para organizar a papelada é separar por assuntos: contas, documentos pessoais, comprovantes, declaração de Imposto de Renda e assim por diante. Uma dica é usar pastas de cores diferentes para guardar os documentos. Identifique cada uma delas com etiquetas, você pode ter, por exemplo, uma pasta de “contas a pagar”, outra de “contas pagas” e uma destinada apenas para “documentos pessoais”.

Se as pastas tiverem divisórias, aproveite para ser mais específica e criar categorias para cada documento. A pasta “contas pagas” pode ser dividida em água, luz, cartão de crédito, condomínio, telefone, mensalidade escolar. Outra sugestão para as pastas com divisórias é arquivar, principalmente as contas, separando por mês.

Saber quanto tempo guardar cada documento é outra dica muito importante. Os recibos de aluguel, extratos bancários e contas de água devem ser guardados por cinco anos, o mesmo vale para IPTU e Imposto de Renda. Já multas, contas de energia elétrica, telefone e cartão de crédito precisam ser retidas por pelo menos dois anos, pois podem ser requeridas pelas prestadoras de serviço caso você precise fazer alguma reclamação, solicitar alguma revisão ou alteração.

Para documentos referentes ao lincenciamento e o seguro obrigatório do automóvel, o tempo é menor, pelo menos um ano. Papéis de seguros, seja de vida, do carro ou da casa, testamento e inventário da casa podem ser eliminados depois da renovação ou atualização.

No caso das notas fiscais de compras de valor alto, notas de produtos eletrônicos, contratos de assistência técnica ou garantia e do documento do carro, o correto é manter estes documentos bem guardados até que os itens sejam vendidos, doados ou percam a utilidade.

Uma sugestão é no final de cada ano rever toda a papelada para saber o que ainda vale e o que deve ir para o lixo. Ficar guardando papéis desnecessários só ocupa espaço e pode acabar atrapalhando na hora de consultar seus arquivos.

Depois de tudo separado e organizado, encontre um lugar para guardar os documentos em casa. Pode ser uma gaveta, um canto da escrivaninha, uma divisória armário ou usando caixas organizadoras. O importante é não descuidar da organização, mantendo a papelada sempre em ordem e as pastas em local de fácil acesso para não perder tempo quanto precisar de um documento.